为什么需要业务流程图？

流程图可以提供一种简单扼要的“缩略俯瞰图”，帮助观众快速了解业务如何运转。它包含了几个关键词：谁，什么时候，在什么条件下，做了什么事情，输入什么，输出什么，输出给谁……

与系统流程不同，业务流程更关注于业务本身如何运作，讲的是业务故事，包含的是业务规则。而系统流程则是满足业务流程，实现部分流程或全部流程的信息化和系统化。

所以业务流程是所有环节的前置条件——软件需求分析，信息系统建设也会先进行业务流程的梳理。

下面表现了业务流程图是如何在三个主要场景中发挥作用的：

1. 员工培训

图6 流程图的应用场景之一：培训

在此场景中：流程图能够提供一种快速了解业务如何运作的视图，通过业务流程图，新员工能够快速明白业务的最终目标是什么，中有哪些角色在参与以及他们的职责，以及彼此之间的联接。

除了培训新员工，在员工轮岗、调职场景中，员工也需要业务流程图参考，明白新的工作内容如何开展，以及自己所处的位置，自己的上游是谁，下游是谁，自己需要交付的工作内容是什么。

2. 流程优化与重组

图7 流程图的应用场景之二：流程优化

业务流程重组（Business Process Reengineering）的存在可以明确反驳：存在即合理。事实上，存在的业务流程并未是合理的，有可能是参与的多个角色习惯了某种做法，有可能是变革尚未影响到末端的操作，也有可能缺乏对于运行中的业务流程问题的洞察以及强有力的变革推动——因为要推动业务流程变革，不是某个部门的事情，而是需要流程中各个部门的通力配合。

更多时候，业务流程优化是自上而下的，但是老板们未必对实际运作的业务流程那么心知肚明，业务流程图能够很好去表现这个“运作模型”。通过看业务流程图，找关键节点的人访问，能够直接切入：为什么要这么做，为什么不这么做？从而探索出更深层次的问题，而不是问：你们现在怎么做？

通过调研，分析业务流程图，引入更多角色，能够分析出目前业务流程的问题：缺失，重复，风险，效率等等。从而制定相应的优化方案。

3. 信息化的基础  

图8 流程图的应用场景之三：信息化基础

正如上文所述的餐馆梦想的案例，信息系统的一项任务就是解放员工的手脚，取代一些重复的人力劳动工作。系统上了之后，不是说业务流程不需要而是经过了一些调整，其中某个参与者变成了系统，或手持设备，或打印机而已。

那么在做系统的功能设计和系统流程设计时，是不是必须先要了解目前业务是如何运作的呢？从而更好分析分析，更好说明系统在什么环节取代了什么类型的人肉工作？

所以我们看到的PRD往往也会先以业务流程图开始说明，而叙述一个系统建设的好处时，也可以用以前的业务流程与系统上了之后的业务流程进行对比。根据分析，将愿景中的新的业务流程图背后需要系统的功能点撰写清楚。

第四部分：如何绘制业务流程图？

首先绘制业务流程图本身有没有流程？一定是有的。在软件工程学里听说一句话叫：万物皆对象。那么在流程学里，万事皆流程。吃饭难道没流程吗？就吃饭的动作而言，就有流程：拿筷子——夹菜——入口——咀嚼——吞咽。

有不少同学在这一部份很快想会问一个问题：Heidi，请介绍画流程图的工具吧？

我个人是工具派，从不否认人工欲善其事，必先利其器的道理。好的工具本身就是一名好的老师，除了技能，也能够教会我们一些理论与理念，这些理念也是“器”中很重要的一部分。其次才是具体的工具应用技能。所以我并不建议直接跳转到工具应用。对于初学者而言，笔与纸永远是最好的入门工具，因为你无需和任何一个陌生的软件较劲。

那么，绘制业务流程图有没有可遵循的流程呢？我建议可以从下面4步着手。

1. 调研

如何快速了解业务运作真相？有没有调研的技巧放送？

2. 梳理与呈现

• 能否快速将调研得到的文字和问题，快速转化为业务流程图？
• 业务流程图的标准图示是什么？
• 怎么评价一个业务流程图的好与坏？

3. 评审与确认——能否真正让业务流程图反映现实中的业务？

4. 归档维护——流程不断变更，业务流程图如何快速响应？